ACUERDO No. 12 de 2023

"Por el cual se se establece la Política de Protección de Datos de la Universidad Antonio Nariño."

El Consejo Directivo de la Universidad Antonio Nariño (UAN), en uso de las facultades consagradas en el Artículo 19, literal “d” de los estatutos vigentes y;

C O N S I D E R A N D O

Que la Universidad Antonio Nariño, es una Institución de Educación Superior de carácter privado, de utilidad común y sin ánimo de lucro, identificada con el NIT No. 860.056.070-7, con personería jurídica reconocida mediante Resolución No. 4571 del 24 de mayo de 1977 expedida por el Ministerio de Educación Nacional.

Que el literal “d” del artículo 19 de los Estatutos de la Universidad Antonio Nariño, establece como función del Consejo Directivo: “Expedir los acuerdos, reglamentos y resoluciones que sean necesarias para la buena marcha de la Institución.”

Que con la expedición de la Ley 1581 de 2012, sobre protección de datos personales, se garantiza el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se encuentra en bases de datos o archivos.

Que con la expedición del Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1081 de 2015, el Gobierno nacional bajo las facultades que le otorga el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, reglamentó parcialmente algunas disposiciones de la ley que, buscan garantizar la protección del derecho de habeas data en cuanto a la autorización del titular de la información para el tratamientos de datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamientos de datos personales, acorde con lo establecido en los artículos 15 y 20 de Constitución Política de Colombia.

En razón a que la Universidad Antonio Nariño, es responsable del tratamiento de datos personales obtenidos en el marco de su función como institución de educación superior de carácter privado, y en procura de garantizar la protección de los derechos fundamentales de los titulares de los datos, da a conocer sus Políticas de Tratamiento de Datos Personales, conforme a los principios y deberes definidos en la Ley 1581 de 2012, demás normas vigentes y complementarias que regulen el tema.

A C U E R D A

Artículo 1º. Alcance. La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, se aplicará a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de la Universidad Antonio Nariño, considerada como responsable o encargado del tratamiento de los datos personales.

Artículo 2º. Definiciones. Para el desarrollo e implementación de esta política, la Universidad Antonio Nariño adopta las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, para una comprensión adecuada de la presente política, así:
a) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación o supresión.
b) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
c) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
d) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
e) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
g) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
i) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Artículo 3º. Principios. Conforme las previsiones de la Ley 1581 de 2012, la Universidad Antonio Nariño, en la presente política de protección de datos, se regirá por los siguientes principios:

a) Principio de finalidad: El tratamiento de la información en la Universidad Antonio Nariño, obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, para el desarrollo de actividades relacionadas con su objeto social.
b) Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
d) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, información sobre los datos que reposen en sus bases de datos que le conciernan.
e) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
f) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive una vez finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

Artículo 4º. Derechos de los Titulares. Los Titulares de datos personales que reposen en las bases de datos de la Universidad Antonio Nariño tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Artículo 5º. Autorización del titular. Los Titulares de datos personales podrán dar su autorización a la Universidad Antonio Nariño, para el tratamiento de los mismos, a través de cualquier medio, que pueda ser objeto de consulta posterior.

Artículo 6º. Casos en que no es necesaria la autorización. De acuerdo con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Artículo 7º. Deberes del responsable del tratamiento. La Universidad Antonio Nariño, como Responsable del Tratamiento de los datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Hábeas Data.
b) Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada Encargado del Tratamiento.
f) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
g) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados en la ley 1581 de 2012.

Artículo 8º. Deberes de los Encargados del Tratamiento. Son deberes de las personas naturales o jurídicas que, por cuenta de la Universidad Antonio Nariño, realicen el tratamiento de bases de datos personales como Encargados del Tratamiento, los siguientes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho del Hábeas Data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
d) Actualizar las novedades sobre la información reportada por el Responsable del Tratamiento.
e) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 9º. Responsable y encargados del tratamiento. - La Universidad Antonio Nariño, como persona jurídica es la Responsable del Tratamiento de los datos personales

que reposan en las bases de datos de cada una de las áreas que la conforman, por lo que todos los empleados, que por razones de su cargo deban conocer y/o manejar datos, están obligados a dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en la presente política.

Artículo 10º. Finalidades en el tratamiento de la información. La Universidad Antonio Nariño, realizará el tratamiento de los datos personales autorizados por sus titulares para la ejecución de las actividades propias de su objeto social e inherentes a la actividad académica que desarrolla.

Artículo 11º. Atención a los titulares de datos. La Universidad Antonio Nariño atenderá las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de datos personales a través de los canales de PQRS institucionales.

Artículo 12º. Aplicación de la ley de protección de datos personales. En lo no previsto en la presente Política se aplicará lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, o cualquier otra norma que la adicione o modifique.

Artículo 13º. La Oficina Jurídica de la Universidad Antonio Nariño, por derecho propio, podrá revisar la legalidad de los procedimientos internos que deban surtirse, así como, emitir las recomendaciones que considere pertinentes, para que la presente política esté conforme a los principios y deberes definidos en la Ley 1581 de 2012, demás normas vigentes y complementarias que la regulen e informar al Consejo Directivo cualquier transgresión que podría llevar a sanción.

Artículo 14º. El presente reglamento rige a partir de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Dado en Bogotá, D. C., a los a los diecisiete (17) dias, del mes de marzo, de dos mil veintitrés (2023).

Comuníquese y cúmplase.

Consulte aquí el documento del Acuerdo